Algemene
voorwaarden

Middle of Nowhere is de feestlocatie van Romberama bv, Leiweg 20, 2990 Loenhout, met ondernemingsnummer BE 0882.936.758. Je bereikt ons op wouter@loewi.be en +32 499 10 09 40.

Deze voorwaarden maken deel uit van elke offerte en elke overeenkomst. Door de offerte te ondertekenen of het voorschot te betalen, verklaren jullie je akkoord met deze voorwaarden. Ze gaan voor op jullie eigen aankoopvoorwaarden, tenzij we schriftelijk iets anders afspreken.

Wijken we ergens van af, dan zetten we dat uitdrukkelijk op de offerte. Zo'n afwijking geldt enkel voor die ene boeking.

Een offerte is een voorstel, geen reservatie. Op jullie vraag zetten we een optie op een datum. Die optie is gratis en blijft gewoon staan.

Wil iemand anders diezelfde datum, dan laten we het jullie weten. Vanaf dat bericht hebben jullie twee weken om te bevestigen met de ondertekende offerte en de betaling van het voorschot. Horen we niets, dan komt de datum weer vrij.

De boeking is pas definitief wanneer het voorschot van 30% op onze rekening staat. Zolang dat niet zo is, is de datum niet van jullie, ook niet als de offerte al getekend is.

Alle bedragen op onze offertes zijn exclusief btw. Op de factuur komt daar 21% btw bij.

De locatiehuur hangt af van het aantal gasten en staat altijd uitgesplitst op de offerte. Ja zeggen in de wijngaard is een aparte post.

In de locatiehuur zitten de ruimte zelf, het sanitair, de parking en de basisverlichting. Deze posten rekenen we apart aan en staan altijd op de offerte:

• Meubilair en logistiek: tafels, eretafels, statafels, girlandes doorheen de wijngaard, uplighters, discolights en een geluidsinstallatie.
• Supervisie aan €30 per uur. Op de offerte staat een raming (voor een trouwfeest rekenen we minstens 12 uur). We factureren achteraf de uren die er effectief gepresteerd zijn.
• Catering en dranken, zie artikel 8.

Prijzen in een offerte blijven geldig tot veertien dagen na de datum van die offerte. Daarna kunnen ze wijzigen. Voor een bevestigde boeking liggen de prijzen vast, ook als het feest pas twee jaar later plaatsvindt.

Wij factureren in twee stappen, met achteraf eventueel een derde:

1. Voorschot: 30% van het totaalbedrag, samen met de bevestiging van jullie boeking. Te betalen binnen veertien dagen na factuurdatum.
2. Saldo: 70%, te betalen ten laatste zeven dagen voor het event. Die factuur sturen we ruim op voorhand.
3. Nafactuur, binnen twee weken na het event, voor wat pas achteraf gekend is: de verbruikte dranken, extra uren supervisie en eventuele andere bijkomende kosten.

Particuliere klanten krijgen de factuur als pdf per mail, bedrijven via Peppol. Betalen gebeurt per overschrijving op het rekeningnummer op de factuur, met vermelding van het factuurnummer.

Staat het saldo zeven dagen voor het event niet op onze rekening, dan mogen wij het event opschorten tot de betaling binnen is. Bij laattijdige betaling is van rechtswege en zonder aanmaning een verwijlintrest van 8% per jaar verschuldigd, plus een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het openstaande bedrag met een minimum van €75. Betwisting van een factuur laat je ons schriftelijk weten binnen veertien dagen na factuurdatum.

Een annulering geldt enkel schriftelijk, per mail naar wouter@loewi.be. De datum waarop wij die mail ontvangen telt.

Wij verhuren onze locatie aan één feest per weekend en doen er maximaal 8 trouwfeesten per jaar. Een datum die kort vooraf vrijkomt, raakt zelden nog ingevuld. Daarom werken we met deze schaal, berekend op de locatiehuur:

Kosten die wij op dat moment al bij derden gemaakt hebben, zoals bestelde catering, gehuurd materiaal of ingeplande medewerkers, komen daar bovenop. Wij bezorgen jullie daarvan de bewijsstukken.

Vinden jullie zelf een andere klant die de datum en de formule volledig overneemt, dan rekenen we enkel een administratieve kost van €250 aan.

Moeten wij een boeking annuleren door een oorzaak die bij ons ligt, dan betalen we alles wat jullie al betaald hebben binnen veertien dagen integraal terug. Wij zoeken samen met jullie naar een alternatieve datum of een vergelijkbare locatie, maar onze vergoeding blijft beperkt tot het terugbetalen van wat jullie betaalden.

Van half juli tot eind augustus is onze wijnbar Loewi open op dezelfde plek. In die periode verhuren wij de locatie niet. Die dagen staan op voorhand in onze kalender en worden nooit als vrij aangeboden.

Een trouwfeest bij ons telt minimum 75 en in principe maximaal 250 gasten. Voor bedrijfsevenementen is de serre geschikt tot 120 gasten. Zit jullie gezelschap net buiten die grenzen, vraag het gerust, we bekijken het.

Het aantal gasten op de offerte bepaalt de prijsschijf. Het definitieve aantal geven jullie ons uiterlijk veertien dagen voor het event door. Dat aantal is het minimum dat we factureren, ook als er op de dag zelf minder mensen komen opdagen.

Komen er meer gasten dan doorgegeven en belandt het feest daardoor in een hogere schijf, dan rekenen we het verschil aan op de nafactuur.

Wij werken met vaste cateringpartners die de locatie kennen: HautRu als hoofdpartner en Hof ter Smissen als tweede huiscateraar. Jullie sluiten rechtstreeks een overeenkomst met de cateraar en krijgen van hen een aparte factuur.

Willen jullie met een andere cateraar werken, dan kan dat mits een afkoopsom van €1.000. Die dekt het extra werk voor onze keuken, ons materiaal en de begeleiding van een ploeg die de locatie niet kent. Een externe cateraar bezorgt ons vooraf zijn verzekeringsattest en werkt volgens onze afspraken rond opbouw, afval en eindtijd.

De dranken verlopen altijd via ons. Eigen drank meebrengen is niet toegelaten, voor geen enkele formule. Wij tellen na het feest het effectieve verbruik en zetten dat op de nafactuur.

De uren van opbouw, aanvang en einde spreken we vooraf af en zetten we in het draaiboek. Zonder andere afspraak geldt:

• Feesten buiten in de wijngaard kan tot middernacht. Daarna verhuist het feest naar binnen in de serre. Dat is een afspraak met onze buren en met de gemeente, en daar wijken we niet van af.
• Jullie en jullie leveranciers laten de locatie achter zoals ze die gevonden hebben. Decoratie, bloemen en eigen materiaal gaan dezelfde nacht of de ochtend erna mee.
• Confetti, rijst, sterretjes, vuurwerk en losse kaarsen zijn niet toegelaten. Open vuur enkel na onze uitdrukkelijke toestemming.
• Er is altijd iemand van ons aanwezig. Die persoon heeft het laatste woord over veiligheid, geluidsvolume en de staat van de locatie.

Fotografen, dj's, bands, bloemisten en andere leveranciers kiezen jullie zelf. Geef ons hun gegevens uiterlijk veertien dagen vooraf door, dan stemmen wij de opbouw met hen af.

Jullie blijven verantwoordelijk voor wat jullie leveranciers doen en voor de schade die zij veroorzaken. Zij moeten zelf verzekerd zijn en zich houden aan de afspraken in artikel 9.

Jullie zijn verantwoordelijk voor schade aan het gebouw, de serre, de wijngaard, het meubilair en het materiaal, veroorzaakt door jullie of door jullie gasten en leveranciers. Wij maken samen een rondgang bij aankomst en na afloop. Vastgestelde schade komt op de nafactuur, tegen de werkelijke herstel- of vervangingskost.

Wij raden jullie aan een familiale verzekering of een eenmalige evenementenverzekering na te kijken. Voor bedrijfsevenementen vragen wij het bewijs van een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid.

Wij zijn niet aansprakelijk voor diefstal, verlies of beschadiging van persoonlijke bezittingen, cadeaus of achtergelaten materiaal. Onze aansprakelijkheid is in elk geval beperkt tot het bedrag van de locatiehuur van jullie boeking, en wij vergoeden nooit gevolgschade.

Wij liggen op het platteland en werken met een serre en een wijngaard. Bij regen, wind of onweer gaat het buitengedeelte door in de serre. Dat verandert niets aan de prijs, want de locatie en de ploeg staan klaar.

Bij overmacht, waaronder brand, stormschade, stroomuitval, een overheidsmaatregel die onze locatie sluit of een epidemie, mogen beide partijen de boeking verplaatsen naar een nieuwe datum binnen achttien maanden, met behoud van wat al betaald is. Is verplaatsen onmogelijk, dan betalen wij terug wat er betaald is, verminderd met de kosten die wij op dat moment al effectief gemaakt hebben.

Wij maken graag sfeerbeelden van onze locatie. Daarom mogen wij tijdens jullie event foto's en video maken van het decor, de tafels, de serre en de wijngaard, en die gebruiken op onze website, onze sociale media en in onze brochures.

Willen jullie dat niet, of willen jullie dat er geen herkenbare gasten in beeld komen, laat het ons weten tot uiterlijk zeven dagen voor het event. Dan houden wij ons daaraan, zonder discussie en zonder extra kosten.

Beelden van jullie eigen fotograaf blijven van jullie. Gebruiken wij er een, dan vragen we dat eerst aan jullie.

Wij gebruiken jullie gegevens enkel om de aanvraag, de offerte, het event en de facturatie te regelen, en om jullie achteraf te vragen hoe het was. Wij verkopen jullie gegevens nooit door.

Jullie mogen op elk moment vragen welke gegevens wij bijhouden, ze laten verbeteren of laten wissen. Eén mailtje naar wouter@loewi.be volstaat. Facturatiegegevens houden wij bij zolang de wet dat vraagt.

Is er iets, zeg het ons meteen, liefst nog tijdens of vlak na het event. Dan kunnen we er nog iets aan doen. Klachten over de uitvoering laten jullie ons schriftelijk weten binnen veertien dagen na het event.

Op onze overeenkomsten is het Belgische recht van toepassing. Raken we er samen niet uit, dan zijn enkel de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, afdeling Turnhout, bevoegd.